1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è l’Università delle Tre Età “Prof.ssa Lidia Vottero” di Bagnolo Piemonte, con sede in Via Andrea Borgia n. 1, 12031 Bagnolo Piemonte (CN). Per informazioni o per esercitare i propri diritti è possibile scrivere a segreteria@unitrebagnolopiemonte.com.
2. Dati trattati, finalità e basi giuridiche
L’UniTre tratta i dati anagrafici e di contatto, il codice fiscale e le informazioni relative alla preiscrizione e all’iscrizione, al tesseramento, alle quote versate, ai corsi frequentati, alle presenze, alle attività svolte, agli attestati, alle eventuali valutazioni, alla creazione dell’account e all’accesso al sito e al registro elettronico. Per i minorenni sono trattati anche i dati del genitore o del tutore.
Per la partecipazione altre attività svolte in palestra, l’UniTre raccoglie inoltre un’autodichiarazione relativa allo stato di salute dell’interessato. Tali dati sono trattati esclusivamente per gestire la partecipazione alle attività in condizioni di sicurezza, sulla base del consenso esplicito dell’interessato, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a), del GDPR.
I dati sono utilizzati per gestire la preiscrizione ai corsi, l’iscrizione, il tesseramento locale e nazionale, i corsi, le comunicazioni organizzative e il registro elettronico, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR; per adempiere agli obblighi amministrativi, contabili, fiscali e associativi, compresi gli adempimenti relativi al RUNTS, ai sensi della lett. c); per tutelare i diritti dell’UniTre, sulla base del legittimo interesse previsto dalla lett. f). Fotografie e video sono trattati esclusivamente con il consenso facoltativo dell’interessato, ai sensi della lett. a) e dell’art. 7 del GDPR.
Sono inoltre trattati i dati relativi ai pagamenti, quali importo, data, esito, modalità di pagamento e identificativo della transazione. L’UniTre non acquisisce le credenziali né i dati bancari o degli strumenti di pagamento gestiti direttamente dai fornitori del servizio. I dati sono utilizzati anche per gestire il pagamento delle quote associative e degli eventuali corsi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR, e per adempiere agli obblighi contabili e fiscali, ai sensi della lett. c). Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione è obbligatorio; in mancanza non sarà possibile completare l’iscrizione. Il mancato consenso all’utilizzo delle immagini non impedisce l’iscrizione né la partecipazione alle attività.
Il conferimento dei dati relativi alla salute è facoltativo, ma necessario per partecipare ai corsi per i quali è richiesta l’autodichiarazione.
3. Modalità del trattamento e destinatari
I dati sono trattati con strumenti cartacei e informatici, adottando misure adeguate a garantirne la sicurezza e la riservatezza.
I dati possono essere raccolti anche attraverso i moduli di preiscrizione e iscrizione disponibili sul sito web. Il sistema può registrare la data e l’ora dell’invio e i dati tecnici strettamente necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio. L’archivio cartaceo è custodito in Segreteria; l’eventuale archivio digitale e il registro elettronico sono collocati nell’area riservata del sito web e sono accessibili esclusivamente alle persone autorizzate, mediante credenziali personali e secondo il ruolo ricoperto.
I dati strettamente necessari al tesseramento nazionale e ai relativi adempimenti sono comunicati all’Associazione Nazionale delle Università della Terza Età – UNITRE – Università delle Tre Età, che li tratta per le finalità di propria competenza. Al RUNTS e alle autorità competenti sono comunicati esclusivamente i dati e i documenti richiesti dalla normativa. I dati possono inoltre essere trattati da consulenti e fornitori di servizi informatici che operano per conto dell’UniTre e, quando previsto, sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Non vengono adottate decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati e non viene svolta alcuna attività di profilazione.
Le informazioni relative alla salute non sono comunicate a terzi, salvo quando ciò sia necessario per consentire l’intervento del 112/118 o di altro personale sanitario in caso di emergenza, per tutelare l’incolumità dell’interessato o per adempiere a un obbligo di legge.
Per i pagamenti online, i dati strettamente necessari alla transazione sono comunicati ai gestori dei servizi di pagamento, tra cui Satispay e gli altri operatori di volta in volta indicati nella pagina di pagamento. Tali soggetti trattano i dati in qualità di autonomi titolari, secondo le rispettive informative.
4. Fotografie e riprese video
Con il consenso espresso nella domanda di iscrizione, l’UniTre può realizzare e utilizzare gratuitamente fotografie e riprese video per documentare e promuovere le proprie attività, pubblicandole sul proprio sito web, sui siti istituzionali di enti e organizzazioni partner, sui profili social istituzionali; può altresì trasmettere foto e video a testate giornalistiche.
Le immagini pubblicate sono accessibili al pubblico e possono essere condivise da terzi. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza conseguenze sull’iscrizione e senza pregiudicare gli utilizzi già effettuati. Dopo la revoca, l’UniTre interromperà ogni nuovo utilizzo. Per i minorenni è necessaria l’autorizzazione del genitore o del tutore.
5. Conservazione dei dati
I dati anagrafici e di tesseramento sono conservati per tutta la durata del rapporto associativo, anche quando prosegue per più anni accademici. Dopo la cessazione, sono conservati soltanto i dati e i documenti necessari per adempiere agli obblighi di legge o tutelare i diritti dell’UniTre, per i relativi termini.
I dati relativi ai corsi, alle presenze e agli attestati sono conservati per un massimo di dieci anni. Gli account vengono disattivati al termine dell’iscrizione o dell’autorizzazione all’accesso; i registri tecnici degli accessi sono conservati per un massimo di dodici mesi, salvo particolari esigenze di sicurezza. Le copie di backup presenti sui server Aruba sono eliminate o sovrascritte entro trenta giorni dalla loro creazione.
Le autodichiarazioni relative alla salute sono conservate separatamente dagli altri documenti per la durata dell’anno accademico e, successivamente, soltanto quando necessario per tutelare i diritti dell’UniTre, entro i termini previsti dalla legge.
I dati contabili e quelli relativi ai pagamenti sono conservati per dieci anni, come previsto dalla normativa applicabile.
6. Servizi informatici e trasferimenti
Il sito web, il registro elettronico, l’eventuale archivio digitale e i backup sono ospitati presso Aruba S.p.A., che opera quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Secondo quanto dichiarato da Aruba, i servizi di hosting sono gestiti attraverso data center situati in Italia.
La pubblicazione sui social network comporta il trattamento dei dati anche da parte dei gestori delle piattaforme, secondo le rispettive informative, e può comportare trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo mediante gli strumenti previsti dal GDPR.
7. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, l’interessato può chiedere l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione o la portabilità dei dati, opporsi al trattamento e revocare il consenso prestato. Le richieste devono essere inviate al recapito indicato al punto 1. È inoltre possibile presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.